Ablage oder Reißwolf?

Für nahezu alle Geschäftsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Auch die Art der Aufbewahrung – ob in Papier- oder digitaler Form – wird vorgeschrieben. Diese Angaben findet man unter anderem im Handelsgesetzbuch, im Steuerrecht und im Zivilrecht, erklären die Juristen der D.A.S.-Rechtsschutzversicherung. Lücken im Archiv können teuer werden, insbesondere bei Belegen, für die sich das Finanzamt interessiert. Denn wenn Ausgaben nicht mehr nachweisbar sind, wird der Gewinn geschätzt – nicht immer zum Vorteil für den Unternehmer.

Abgabeverordnung regelt Fristen

Für alle, die zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun, legt die Abgabenverordnung (AO), ein Gesetz des Steuerrechts, Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen fest. Diese Fristen betreffen auch Freiberufler und Gewerbetreibende. Demnach muss man alle Aufzeichnungen über die Vermögensgegenstände und Schulden (so genannte Inventare), Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und dazugehörige Arbeitsanweisungen zehn Jahre lang aufheben. Dies trifft auch auf Buchungsbelege und bestimmte Zollunterlagen zu. Geschäfts- und Handelskorrespondenz sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, beispielsweise Lohnsteuerunterlagen, haben dagegen eine Aufbewahrungsfrist von nur sechs Jahren.

Die laut Steuerrecht geltenden Fristen können sich jedoch verlängern. Zum Beispiel dürfen Unterlagen, die für eine gerade begonnene Außenprüfung oder zur Begründung für einen Antrag des Betriebs notwendig sind, nicht vernichtet werden, selbst wenn ihre Frist schon abgelaufen ist. Andernfalls muss man mit einer Geldstrafe oder sogar mit einer Freiheitsstrafe rechnen (§ 283 Strafgesetzbuch).

Personalunterlagen

Auch bei Mitarbeiterunterlagen muss man unterscheiden, welche Dokumente für das Finanzamt und welche für die Personalakte von Bedeutung sind. Steuerrelevante Unterlagen, etwa Buchungsbelege, müssen zwischen sechs und zehn Jahren aufgehoben werden, Unterlagen über die gesetzliche Unfallversicherung müssen fünf Jahre lang archiviert werden. Für die Personalakte gibt es keine gesetzlichen Fristen; allerdings sollte die Akte so lange aufbewahrt werden, wie es für berechtigte Verwendungszwecke notwendig erscheint, zum Beispiel zur Ausstellung von Arbeitszeugnissen oder zur Abwendung von Rechtsansprüchen des ausgeschiedenen Arbeitnehmers.

Digital oder Papier?

Für die Aufbewahrungsform der verschiedenen Geschäftsunterlagen gibt es ebenfalls Vorschriften: Lediglich Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse müssen grundsätzlich im Original, also in Papierform, aufbewahrt werden. Nahezu alle anderen Unterlagen können auch digital archiviert werden. Dabei wird vorausgesetzt, dass die Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungszeit jederzeit lesbar gemacht werden können und vor Änderungen geschützt sind. Auch das Datum der Datei darf sich nicht automatisch aktualisieren.

Werden die Dokumente unsachgemäß archiviert, können sie ihre Beweiskraft verlieren. Allerdings sind in der Realität die Vorgaben zur digitalen Aufbewahrung oft nur mit großem Aufwand umzusetzen – man denke nur an die vielen Inkompatibilitäten zwischen alten und neuen Software-Versionen oder gar zwischen den unterschiedlichen Programmen. Zumindest für die Aufbewahrung von Rechnungen hat der Gesetzgeber mit dem ab Januar dieses Jahres wirksamen Steuervereinfachungsgesetz 2011 eine Erleichterung geschaffen. Rechnungen können demnach auf Papier, aber auch digital aufbewahrt werden, etwa als Dateianhang in einer E-Mail, einem Web-Download oder auf dem Fax-Server. Die bisherige verpflichtende digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich.