Digitale Büroorganisation statt Zettelwirtschaft

Ein Dokumentenmanagement erleichtert und beschleunigt Büroabläufe.


Der administrative Aufwand in Handwerksbetrieben ist groß: Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Kundenakquise betreiben, Werbung schalten und die Website pflegen, den E-Mail-Verkehr abwickeln, die Buchhaltung erledigen, die Eingangspost durchsehen und bearbeiten, Material bestellen: All das kostet wertvolle Zeit.

„Handwerker sind heutzutage auch Büroarbeiter. Umso wichtiger ist deshalb eine konsequente Büroorganisation, die nicht nur für die sprichwörtliche Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt, sondern auch Abläufe optimiert und beschleunigt“, fasst Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler,  in einer Pressemitteilung zusammen. Der Wirtschaftsingenieur hat mit Office Manager DMS (www.officemanager.de) eine Dokumentenmanagement Software entwickelt, die die täglichen Büroabläufe erleichtert, indem sich Auftrags- und Projektverwaltung, Belegarchivierung sowie Rechnungslegung und Buchhaltung intuitiv abwickeln lassen.

Zettelwirtschaft verhindern und Zeit sparen

Spätestens, wenn vor lauter Zettelwirtschaft und Post-its von Kollegen der Überblick über Termine verloren gehe und Arbeiten doppelt gemacht werden, bestehe Handlungsbedarf – und dabei sollten Handwerker sich nicht vor Digitalisierung scheuen. „Eine Software allein ersetzt zwar keine Büroarbeiten, aber sie hilft Ordnung und Übersicht zu behalten, Zettelwirtschaft zu verhindern und dadurch viel Zeit einzusparen“, so Harald Krekeler. Denn alle Unterlagen, Rechnungen, sämtlicher Schriftverkehr – egal ob durch Scannen digitalisiert oder bereits digital als PDF, Office-Dokument, CAD-Datei oder E-Mail vorliegend –, ja sogar die Telefonnotiz, werden zentral in Office Manager abgespeichert und können per Mausklick binnen Sekunden wieder aufgerufen werden.

Damit seien nicht nur Unterlagen oder Dokumente schnell griffbereit. Sie würden auch nach aktuellen gesetzlichen Richtlinien aufbewahrt und verwaltet. Ein DMS wie Office Manager ermögliche eine manipulationssichere, steuerrechtlich korrekte Archivierung und berücksichtige die Regeln der Datenschutzgrundverordnung für die Speicherung und Verarbeitung von Daten. Und auch die Aufgabenorganisation im Betrieb bekomme mit einem DMS Struktur: Mit Hilfe der integrierten Kontakt- und Aufgabenverwaltung können Tätigkeiten zu einzelnen Dokumenten verwaltet werden. „Die Tätigkeiten werden dann übersichtlich in Tabellenform, zum Beispiel sortiert nach Termin oder Priorität, angezeigt“, verspricht das Unternehmen.

Verknüpfungen mit anderen Programmen möglich

„Handwerker sollten sich voll auf ihre Kernkompetenz, ihr Handwerk, konzentrieren und den Aufwand für Bürotätigkeiten auf ein Minimum reduzieren. Genau das ist mit Hilfe von Office Manager DMS auch möglich. Denn Office Manager verwaltet und archiviert nicht nur Informationen, die Software kann über Schnittstellen Verknüpfungen zu anderen notwendigen Programmen, wie der Buchhaltungssoftware und dem E-Mail-Programm, aufbauen und auf somit Informationen problemlos austauschen“, so Harald Krekeler. Die Integration und Anpassung von Office Manager an die bereits vorhandene IT-Infrastruktur erfolgt auf Wunsch auch beim Kunden. (bhw/ela)

Weitere Informationen unter: www.officemanager.de