Tischlerei hat Sprung in die Cloud nicht bereut

Hinzu kommen die Buchhaltung, Zeiterfassung, Dokumentation auf der Baustelle und Materialbestellung. Ganz zu schweigen von Datenschutz und IT-Sicherheit. Da darf nichts schiefgehen.

Seine Frau hilft ihm bei der Buchhaltung, dennoch stehen die beiden den bürokratischen Anforderungen manchmal hilflos gegenüber. Dateien und Dokumente speichern sie auf dem Rechner im Büro ab oder erledigen sie in Papierform. Dann quellen die Ablagefächer und Ordner schnell über mit unterschiedlichsten Dokumenten und Notizzetteln.

Der große Irrtum

Im Grunde brauchen Handwerker nur einen Rechner und eine Internetverbindung. Die Office-Anwendungen liegen alle in der Cloud  
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Gerade kommt ein Mitarbeiter von der Baustelle und zeigt Peter M. seine Notizen über die Mängel und die fehlenden Materialien, die beschafft werden müssen – Informationen, die dank einer Cloudlösung schon längst in Echtzeit im eigenen System sein könnten. Mit moderner Handwerker-Software und einem Mobilgerät gelingt es, die Daten auf der Baustelle einzugeben und abzurufen, Lagerbestände digital zu erfassen und automatisiert nachzubestellen. Auch die mobile Zeiterfassung klappt.

Doch wenn Peter nur auf eine mögliche Umstellung seiner Prozesse in die Cloud angesprochen wird, schwirrt es in seinem Kopf: Woher soll er die Zeit nehmen? Der ganze Aufwand lohnt sich für einen kleinen Betrieb wie seinen doch gar nicht! Genau hier liegt der große Irrtum: Handwerksbetriebe jeder Größenordnung profitieren von einem speziell auf sie zugeschnittenen Softwarepaket in der Cloud. Der Verwaltungsaufwand ist bei jeder Betriebsgröße ähnlich komplex, lediglich der Umfang variiert. Neben den üblichen Buchhaltungs- und Bürotätigkeiten muss die IT-Infrastruktur den neuesten Datenschutz- und Compliance-Richtlinien entsprechen und Cyberangriffen standhalten. Alle Gewerke müssen dieselben Dokumente und Vorschriften bewältigen – vom Tischler bis hin zum Sanitär-, Heizungs- und Klimatechniker.

Einfache Umstellung in die Cloud mit Softwarepaketen

Wer sich digitalisiert, spart Zeit und realisiert seine Bauprojekte einfacher und schneller        
Grafik: Cloudstructor

Besonders wichtig: Die Umstellung muss mühelos über die Bühne gehen. Denn Peter M. möchte sich nicht um die Auswahl und Inbetriebnahme der Lösungen kümmern. Zum Glück gibt es Service-Dienstleister, die sich genau hierum kümmern und nicht mal teuer sind. Der Zugang erfolgt ohne Installation ganz einfach per Internet, ist immer aktuell und im kostengünstigen Abo-Modell zu haben. Der Aufwand für den Handwerksbetrieb ist extrem gering und stellt dauerhaft eine enorme Arbeitserleichterung dar. Cloud-Lösungen sind günstiger, flexibler und sicherer.

Im Grunde braucht Peter M. nur einen Rechner und eine Internetverbindung. Die Office-Anwendungen liegen alle in der Cloud, er kann von überall aus geschützt auf sie zugreifen – mit allen möglichen Geräten. Ein Mix aus Büro-, Handwerker- und Sicherheitssoftware bietet dem Handwerker alles, was er zur Auftrags- und Rechnungsbearbeitung benötigt.

Gleichzeitig genießen die Daten Schutz vor einem Serverausfall oder Angriffen von außen. Darüber hinaus gelingt es, E-Mails revisionssicher zu archivieren. Die neue Cloud-Umgebung ist so aufgebaut, dass der Handwerksbetrieb seine Mitarbeiteranzahl flexibel nach oben oder unten korrigieren kann. Die aufwendige Installation neuer Programmversionen entfällt: Die Anbieter selbst halten die Software auf dem aktuellen technischen Stand und passen sie formalen Bedingungen an, sollten sich beispielsweise gesetzliche Vorgaben ändern.

Datenzugriff immer und überall

Peter M. denkt jetzt nicht mehr, dass die Cloud nicht für ihn infrage kommt. Zumal es Cloud-Lösungen Betrieben ermöglichen, ihr komplettes Projektmanagement zu digitalisieren – vom Erstkontakt über das Angebot bis hin zu Umsetzung und Rechnung. Auch die Arbeit auf der Baustelle profitiert, etwa bei der Baustellendokumentation oder Aufgabenverwaltung. Benötigt beispielsweise ein Mitarbeiter auf der Baustelle den Schaltplan einer Anlage, kann er diesen direkt auf seinem Smartphone oder Tablet abrufen, falls er in der Software hinterlegt ist. Das verkürzt Kommunikationswege und Briefings: Die Beschäftigten dokumentieren und erfassen ihre Arbeit per Smartphone und speichern die Informationen in der Cloud ab.

Auch die digitale Arbeitszeiterfassung erleichtert das Leben. Analoge Stundenzettel, die Kunden unterschreiben, gehen gerne mal verloren. Dann fehlt Peter M. oder einem seiner Angestellten der Nachweis über die erbrachten Leistungen. Eine digitale Lösung zeigt immer, für welche Termine noch Stundenzettel fehlen. Der Aufwand für Kontrollen gehört der Vergangenheit an, ebenso wie fehlerhafte Dateneingaben. Morgens loggen sich die Angestellten bei Arbeitsbeginn per Handy-App in das Programm ein. Sie melden sich an der Baustelle an und bestätigen ihre Anwesenheit. Das System ordnet daraufhin die Zeiten der entsprechenden Baustelle zu.

Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pausen und Tätigkeitswechseln funktioniert mit wenigen Klicks. Die Software versieht die Zeitbuchungen automatisch mit Zeitstempeln und GPS-Koordinaten. Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt die Software per Funk an die Lohnbuchhaltung. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment vor, in dem der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat.

Hilfe bei der Einsatzplanung

Eine Cloudlösung rechnet sich auch für kleine Handwerksbetriebe.
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Auch die digitale Einsatzplanung weist Vorteile auf: Der Polier und der Inhaber eines Handwerksbetriebs sehen, wer auf welcher Baustelle arbeitet, was der Mitarbeiter dort für Tätigkeiten ausführt, welcher Auszubildende wann Berufsschule hat und somit nicht auf der Baustelle eingeplant werden kann. Das System berücksichtigt auch Urlaubszeiten, Fortbildungen und spezielle Arbeitszeitregelungen. Auf diese Weise behält der Vorgesetzte immer den Überblick, denn er erkennt auf einen Blick, wie die Mitarbeiter auf den Baustellen verplant sind und weist die entsprechenden Leute der jeweiligen Baustelle zu. Der Handwerker wiederum sieht auf seinem Smartphone in der App, wann er wo eingeplant ist. Rumtelefonieren überflüssig.

Sicher, kostengünstig und datenschutzkonform

Cloud-Software muss den strengen deutschen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz genügen, da sie personenbezogene Daten erhebt. Darüber hinaus bietet sie Peter M. fortschrittliche Schutzfunktionen wie Spam- und Virenfilter, revisionssichere Langzeitarchive für Rechtssicherheit (beispielsweise die zehnjährige Speicherung der Daten) und Verschlüsselung an. Das stellt kontinuierlich die digitale Kommunikation sicher und schützt vor Bedrohungen und Angriffen. Weitere nützliche Funktionen sind automatisierte Back-ups und eine Multi-Faktor-Authentifizierung, um den Zugang zu wertvollen Daten zu kontrollieren. Geht ein mobiles Endgerät verloren oder kaputt, sind die Daten trotzdem noch verfügbar – ein weiterer Cloud-Vorteil. Auch die Kosten bleiben im Rahmen, da statt der Lizenz ein Abo-Modell greift. Allerdings bieten in Deutschland bislang erst wenige Dienstleister Handwerker-Software in dieser Form an.

Fazit

Die Cloud und entsprechende Software und Dienstleister helfen Handwerkern dabei, sich ganz auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren. Die Digitalisierung lohnt sich auch für kleine Betriebe und erleichtert das Arbeitsleben in vielerlei Hinsicht enorm. Peter M. hat den Sprung in die Cloud nie bereut.

Autor

Hans Redlich ist IT-Leiter der Hagedorn Unternehmensgruppe.