Software „Cendas“ im Einsatz: Dokumentation mit System
 

Viele Baustellen parallel, diverse Fotos von Zargen, Schränken und verlegtem Parkett auf dem Smartphone: Das war der Alltag von Thorsten Motz, bevor er die Baumanagement-Software „Cendas - powered by Würth“ einführte. Der Geschäftsführer der Tischlerei Motz nutzt die Baumanagement-Software jetzt seit einem Jahr. Trotz Herausforderungen, wie älteren Kollegen, die kaum Erfahrung mit Smartphone und Tablet haben, ist „Cendas“ heute fester Bestandteil des Tischlerei-Alltags.

Thorsten Motz erinnert sich gut an die unübersichtliche Lage vor der Einführung der Software: „Früher hatten wir eine WhatsApp-Gruppe mit Tausenden Bildern, ohne Kontext oder klare Zuordnung. Wenn später Fragen aufkamen, wusste niemand mehr, welches Foto in welchem Raum aufgenommen wurde.“ Das Problem wurde besonders deutlich bei einem Großprojekt – einer Seniorenresidenz mit 180 Türen. Hier musste das Team nicht nur Türen einbauen, sondern auch unerwartet Stahlzargen von den vorherigen Gewerken nachbessern. „Am Ende der Woche hatte ich 400 Bilder in meiner WhatsApp-Gruppe, aber keine Chance, sie korrekt zuzuordnen. Das hat es massiv erschwert, die Nachträge sauber zu belegen“, erzählt Motz.

Softwarelösung für kleine und groß Projekte

Tischler Thorsten Motz hat mit der Software „Cendas“ kleine und große Projekte im Blick
Foto: Adolf Würth

Diese Erfahrung zeigte eindrucksvoll: Eine bessere Dokumentationslösung musste her. Nachdem er verschiedene Anbieter ausprobiert hatte, stieß er über die Würth-Website auf „Cendas“. Schnell wurde klar, dass die Lösung zu seinem Betrieb passt. Denn ihm war wichtig, dass die Software sowohl für kleinere Baustellen und Montagen als auch für Großprojekte die passenden Funktionen bietet.

Was „Cendas“ besonders auszeichne, ist laut Motz die einfache Handhabung: „Wir haben Mitarbeiter zwischen 18 und 55 Jahren. Manche kamen mit der Technik kaum klar. Trotzdem hat die Einführung gut geklappt, weil die Software so intuitiv ist.“

Gestartet wurde mit der Grundfunktion – digitale Checklisten und Fotodokumentation auf Bauplänen. Diese „Fähnchen“, die auf die hochgeladenen Grundrisse gesetzt werden, markieren genaue Arbeitsbereiche. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Checklisten abhaken, Fotos hinzufügen und Kommentare hinterlegen. Für alle Beteiligten ist auf einen Blick sichtbar, was erledigt wurde und wo es noch Handlungsbedarf gibt. „ Ich weiß genau, wo ein Problem aufgetreten ist und kann mir ein Bild davon machen, was genau los war“, betont Motz.

Alle Daten sofort parat haben

Ein Beispiel aus der Praxis: Beim Einbau von Parkett wird die Baustelle jeden Abend durch Fotos dokumentiert. „Wenn später ein Kunde kommt und Schäden reklamiert, können wir dank der Fotos nachweisen, dass die Fläche beim Verlassen der Baustelle in einwandfreiem Zustand war und von uns abgedeckt wurde. Das spart Geld und Ärger.“

Auch unterwegs auf dem Tablet kann er alle Baustellen digital verwalten
Foto: Adolf Würth

Würde auf Motz heute noch einmal ein Projekt mit so vielen Nachträgen wie bei der Seniorenresidenz zukommen, könnte er entspannt bleiben. Ob es um falsche Lochmaße beim Türeinbau oder andere Schwierigkeiten geht – kritische Informationen werden direkt im digitalen Plan mit entsprechenden Fotos festgehalten. „Früher mussten wir solche Nachträge mühsam zusammensuchen. Heute reicht ein Blick in die App, und ich habe alle nötigen Daten sofort parat“, fasst Motz die Vorteile zusammen.

Denkt er an die Zeiten seiner WhatsApp-Gruppe zurück, wird ihm bewusst, wie viel Zeit er heute einspart. Früher musste er alle Fotos sortieren und auf dem Server speichern. Da stießen die Speicherkapazitäten schnell an ihre Grenzen. Jetzt sorge „Cendas“ für eine übersichtliche Ablage und liefert unbegrenzten Speicherplatz. „Es ist mir völlig egal, ob die Mitarbeiter 10 oder 400 Fotos machen. Alles ist dort, wo es hingehört.“

Verbesserte Kommunikation im Team

Das Team der Tischlerei Motz kommt regelmäßig zu Baustellenbesprechungen zusammen. Früher, erinnert sich Motz, erklärten die Kollegen einander umständlich, wo sie welche Begebenheiten vorfinden würden. „Das ging so: Treppe hoch, dann links und dann rechts hinten in der Ecke da ist dieses oder jenes zu beachten“, sagt Motz. Heute seien die Baustellenbesprechungen viel einfacher, weil die Kollegen sich die Situation direkt im Plan ansehen können.

Doch warum hat Motz ausgerechnet „Cendas“ als Tool der Wahl gewählt? „Ganz klar: Der Service hat überzeugt. Der Würth-Außendienstler hat sich gekümmert, und wenn ich mal Fragen hatte, war sofort jemand zur Stelle – telefonisch oder direkt vor Ort.“ Auch regelmäßige Nachfragen, ob die Einführung des Programms gut geklappt habe, kamen bei Motz gut an.

Stichwort Zukunft: Was kommt als Nächstes?

Die Materialverwaltung läuft mit „Cendas“ ebenso digital ab
Foto: Adolf Würth

Die Tischlerei Motznutzt bislang nur 20 Prozent der Möglichkeiten, die „Cendas“ bietet. Thorsten Motz möchte die Software schrittweise einführen, damit alle Teammitglieder gut mitkommen. Für die Zukunft sieht er viele weitere Chancen: „Der nächste Schritt ist, dass wir auch Lieferscheine und Aufmaßformulare direkt in der Software hinterlegen.“

Autorin

Wenke Bühlmeyer bietet Public Relations Beratungen an und lebt in Harsewinkel.