Der Messebesuch: Machen Sie das Beste daraus

Eine Fachmesse, wie die BAU in München vom 13. bis 17. Januar 2025, bietet in 20 Hallen den gesamten Überblick über das Angebot der Branche. Lieferanten können miteinander verglichen werden, es gibt eine Menge Anregungen und schließlich lernt man auf der Messe Personen kennen, die man bisher nur vom Telefon her kannte.

Messen sind Chance für Face-to-Face-Treffen

Bei Ausstellern wie Remmers, die an ihrem Stand sehr viel zeigen, sollte man auf der BAU in München mehr Zeit einplanen
Foto: Michaela Podschun

Auf einer Fachmesse kann der Besucher neue Aussteller in Face-to-Face kennenlernen. Es gibt keine bessere Chance, verschiedene Lieferanten optimal zu vergleichen. Wesentliches Ziel ist es, neue Kontakte zu knüpfen, auch wenn noch kein aktueller Bedarf dafür besteht. Die Suche nach Zweitlieferanten hat auch dann Bedeutung, wenn  man mit dem bisherigen Stammlieferanten voll zufrieden ist. Kein Messeziel kann wichtiger sein als die Erstkontakte mit Ausstellern. Also: Kontakte suchen, und bei Zeitnot wenigstens Kurzgespräche führen.

Ziele für den Messebesucher:

1. Neuheiten auf dem Messestand kennenlernen.

2. Sich über  die Branche informieren.

3. Intensivierung der Zusammenarbeit mit Stammlieferanten.

4. Aufträge erteilen, Investitionen  planen.

5. Kontakte zu kompetenten Personen vertiefen.

6. Vergleiche zwischen Lieferanten und deren Einkaufskonditionen.

7. Neue Aussteller kennenlernen, neue Beziehungen knüpfen.

Die Messeplanung

Fachmagazine, wie wir von bauhandwerk und dach+holzbau, bieten mit ihrer Berichterstattung im Vorfeld viele Infos rund um Messen
Foto: Michaela Podschun

Auf großen Messen tummeln sich zeitgleich mehrere tausend Besucher und viele hundert Aussteller. Feste Terminvereinbarungen mit den Ausstellern haben sich leider nicht bewährt. Schnell kommt Hektik auf, wenn man sich abhetzen muss, um pünktlich eine Verabredung einzuhalten. Absprachen sind günstig, sofern sie nicht an einen Termin gebunden sind. Wer neue Hersteller im Hallenplan findet, kann sich online informieren. Das „Muss-Programm“ bezieht sich auf die Stände, die man unbedingt besuchen muss. Das „Kann-Programm“ umfasst Ausstellerbesuche, auf die man zur Not auch verzichten kann. Am besten nimmt man ein Tablet mit, auf dem die Daten gespeichert sind, die man während des Gesprächs braucht. Zudem kann man seinen eigenen Betrieb auf dem Laptop vorstellen.

Viele Besucher kommen am Wochenende, dann ist das Messegelände überfüllt, die Aussteller haben alle Hände voll zu tun und weniger Zeit für ausführliche Gespräche. Das Messeergebnis des Besuchers wird dadurch beeinträchtigt.

Am Veranstaltungsort gibt es private Übernachtungsmöglichkeiten. Die Zimmervermittlung erfolgt über die Messegesellschaft oder das Verkehrsamt. Die hier angebotenen Zimmer unterliegen Kontrollen, so dass ein Mindeststandard gewahrt wird. Etwas außerhalb sind die Übernachtungskosten günstiger, dafür muss man die Fahrtzeiten zum Messegelände berücksichtigen.

Eine Checkliste für die Planung eines Messebesuches
Entwurf: Rolf Leicher / Screenshot: Bauverlag

Das Internet bringt wichtige Informationen und ist für die Vorbereitung unverzichtbar. Interessante und neue Unternehmen lernt der Besucher über Inserate und redaktionelle Bericht in der Fachpresse kennen. Zur Messevorbereitung gehört die Frage: Wen nimmt man mit? Ein Familienmitglied? Einen wichtigen  Mitarbeiter? Eine Begleitperson gewinnt Einblick in das Leistungspaket der Aussteller und kann an Entscheidungen teilnehmen.

Ein Messebesuch ist kein Spaziergang, verlangt große Konzentration und eine Portion Aufgeschlossenheit für Neues. Mit einer positiven Einstellung motiviert man sich und überwindet die Komfortzone.

Der Messebesuch

Beim Erstbesuch auf einem Stand erlebt der Besucher die nötige Aufmerksamkeit des Ausstellers, wenn er sich bei der Kontaktaufnahme professionell vorstellt und Anonymität vermeidet. Aussteller sind neugierig und stellen ein paar Fragen, um einen Erstbesucher einzuschätzen. Das darf man nicht gleich als „aufdringlich“ bezeichnen. Das Standpersonal ist gut geschult, es kann Schaulustige von echten Interessenten unterscheiden.

Messegespräche dauern mindestens zwanzig Minuten. Der Besucher kann also pro Tag etwa zwölf bis vierzehn intensive Gespräche schaffen. Um Zeit zu sparen, sollten Detail-Gespräche nicht auf dem Messestand, sondern zuhause per Telefon fortgesetzt werden. Längere Themen werden nur kurz angesprochen und protokolliert. Die Fortsetzung des Kontaktes wird aber bereits festgelegt. Zusätzlich entsteht Zeitbedarf, wenn der Messebesucher mit Berufskollegen oder Bekannten, die er zufällig in der Halle trifft, sprechen möchte.

Das Messeprotokoll

So könnte ein Messeprotokoll aussehen
Entwurf: Rolf Leicher / Screenshot: Bauverlag

Die moderne Art der Datenerfassung erfolgt per Laptop, Print ist umständlich und veraltet.  Die Messenacharbeit wird durch aussagefähige Kontaktdaten schon vorbereitet. Die Aktivitäten der Nachbereitung werden schon in das Messegespräch involviert. Maximal innerhalb dreißig Tagen nach der Messe sind alle gewonnenen Informationen ausgewertet, gewünschte Unterlagen angefordert und Besuche vereinbart.

Wichtige Messekontakte werden schriftlich bestätigt und priorisiert. Dabei sollte man nicht warten bis der Aussteller sich an den Besucher wendet, sondern selbst initiativ bleiben. Ein Messeprotokoll, ob online oder offline, hat für die Nacharbeit große Bedeutung. Ohne Notizen weiß man schon wenige Wochen später nicht mehr viel. Für das Protokoll wird der Laptop benutzt, ein Formular mit strukturierten Angaben. Statt Prospekte mitzunehmen, lässt man sich Unterlagen schicken und legt zuhause einen „Messeordner“ an.

Autor

Dipl.-Betriebswirt Rolf Leicher ist Fachautor und Referent aus Heidelberg.