Registrierkassenpflicht: Diese neuen Kassen-Regeln sollten Handwerksbetriebe jetzt kennen

Das Bundesfinanzministerium hat einen Referentenentwurf vorgelegt, in dem erstmals eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland konkretisiert wird. Ab 2028 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, einsetzen. Die offene Ladenkasse, in der Bargeld handschriftlich oder in einer einfachen Kassenschublade erfasst werden, ist für diese Betriebe dann nicht mehr zulässig. Wer noch nicht auf ein gesetzeskonformes Kassensystem umgestellt hat, sollte sich jetzt mit den neuen Regeln vertraut machen.

Laut einer bundesweiten Betriebsumfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks von 2025 akzeptieren nach wie vor nahezu alle Handwerksbetriebe in Deutschland Bargeld.12 Prozent der Betriebe bieten keine Kartenzahlung, sondern nur Barzahlung an. Wer mit Bargeld arbeitet, braucht auch weiterhin eine Kasse, die den neuen Anforderungen entspricht. Laut Referentenentwurf sind bundesweit noch rund 114.800 offene Ladenkassen im Einsatz, ein großer Teil davon in bargeldintensiven Branchen wie dem Bau- und Ausbauhandwerk.

Was die Kassenpflicht konkret vorschreibt

Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen beschäftigt, kann in Ruhe prüfen, welches digitale Registriersystem zum eigenen Betrieb passt.
Foto: Pavel Danilyuk / Pexels

Der Referentenentwurf sieht die Kassenpflicht in einem neuen Paragrafen 146b der Abgabenordnung vor. Betriebe mit Gewinneinkünften, dazu zählen auch die meisten Handwerksbetriebe, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzen, sobald ihr Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr übersteigt. Das System muss den Anforderungen des Paragrafen 146a AO entsprechen: geschützt durch eine zertifizierte TSE und in der Lage, Daten über die digitale Schnittstelle DSFinV-K an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Für den Start gilt eine Übergangsregel. Betriebe, die die Umsatzgrenze bereits 2027 oder zuvor überschreiten, unterliegen der Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028. Wird die Grenze erst später überschritten, greift die Pflicht ab dem 1. April des Folgejahres. Eine Befreiung ist laut Entwurf nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, etwa wenn die Grenze nur durch ein einmaliges Ereignis wie den Verkauf eines Betriebsgrundstücks überschritten wird.

Vom physischen Kassenzettel zum digitalen Beleg

Der Entwurf ändert auch die Belegausgabe. Aus der bisherigen Pflicht, jedem Kunden einen Beleg aus Papier auszuhändigen, wird ab 2028 eine Belegbereitstellungspflicht. Der Beleg muss dann elektronisch zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel durch einen QR-Code am Kassendisplay oder auch per E-Mail. Wer als Kunde lieber einen gedruckten Bon möchte, kann diesen weiterhin verlangen.

Verstöße gegen die Kassenpflicht sollen künftig deutlich strenger geahndet werden. Der Entwurf sieht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vor, wenn ein Betrieb trotz Pflicht kein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt. Wer gezielt Software zur Manipulation von Kassendaten einsetzt oder verkauft, macht sich sogar strafbar, mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren.

Aus den Erfahrungen beim kleinen Nachbarn lernen

In Österreich trat schon 2016 eine Registrierkassenpflicht in Kraft. Deutschland ist hier also Nachzügler. Die Umstellung im Nachbarland zeigte damals ein Muster, das sich wiederholen dürfte: Kurz vor dem Stichtag stieg die Zahl der Anfragen bei Kassenanbietern stark an. Viele Betriebe hatten die Entscheidung bis zuletzt aufgeschoben und mussten dann unter Zeitdruck ein System wählen, ohne ausreichend Zeit für einen echten Vergleich.

Markus Bernart, CEO & Co-Founder von ready2order in Wien, erläutert die neue digitale Kassenpflicht, die ab 1. Januar 2028 gilt.
Foto: ready2order

Für Handwerksbetriebe in Deutschland lässt sich daraus eine klare Lehre ziehen. Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen beschäftigt, kann in Ruhe prüfen, welches System zum eigenen Betrieb passt. Das betrifft die Wahl zwischen einer Offline-Kasse oder einer cloudbasierten Lösung ebenso wie die Frage, ob die TSE fest verbaut oder über eine Lizenz eingebunden wird. Gerade auf der Baustelle, wo oft mit mobilen Druckern und wechselnden Endgeräten gearbeitet wird, sichert eine TSE, die nur am Drucker angebunden ist, nicht immer das gesamte Kassensystem ab.

Zentral integrierte TSE-Lösungen reduzieren dieses Risiko erfahrungsgemäß. Auch die laufenden Kosten für u.a. Support und Zertifikatserneuerung lassen sich dann in Ruhe vergleichen. Wer ohnehin neu anschafft, fährt häufig mit einem Komplettpaket aus Registrierkasse, Kartenzahlung und TSE in einem System besser als mit mehreren Einzellösungen, schon weil das weniger Schnittstellen und weniger Wartungsaufwand bedeutet. Wer diese Punkte erst kurz vor dem Stichtag klärt, riskiert lange Lieferzeiten oder eine Lösung, die zum eigenen Betriebsablauf nur schlecht passt.

Checkliste: Vier Schritte bis zur elektronischen Kasse

• Aktuellen Jahresumsatz prüfen und Übergangsfrist notieren: Bei Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze 2027 oder zuvor gilt die Pflicht ab 1. Januar 2028, sonst ab 1. April des Folgejahres

• Sicherstellen, dass die neue Kasse über eine zertifizierte TSE und eine DSFinV-K-fähige Schnittstelle verfügt
• Meldungen ans Finanzamt einplanen:
• Nach Eintritt der Kassenpflicht innerhalb eines Monats, wenn die Umsatzgrenze von 100.000 überschritten wird
• Nach Anschaffung der Registrierkasse innerhalb eines Monats - oder einen Kassenanbieter mit automatischer Meldung wählen
  
  
• Team frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, etwa auf den digitalen Beleg und auf mobile Kartenlesegeräte für Zahlungen direkt auf der Baustelle

Bis der Referentenentwurf das Gesetzgebungsverfahren durchlaufen hat, können sich einzelne Details noch ändern. Die Umsatzgrenze und die TSE-Pflicht dürften in dieser Form aber bestehen bleiben, ebenso der digitale Beleg. Handwerksbetriebe sind gut beraten, die Umstellung nicht erst 2027 anzugehen, sondern sich schon jetzt einen Überblick über passende Kassenlösungen zu verschaffen.

Ein Beispiel für eine All-in-One-Lösung im Bauhandwerk ist die „Deutschland-Kasse Nr. 1" von ready2order. Sie vereint Registrierkasse, Kartenzahlung und zertifizierte TSE in einem Paket und ist zum Einsteigerpreis erhältlich.

Autor

Markus Bernhart ist CEO & Co-Founder von ready2order in Wien.

https://ready2order.com