Warum E-Rechnungen die Chance zur Digitalisierung sind
05.07.2024
Moderne Software-Lösungen bieten ganzheitliche Ansätze, die nicht nur E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben verarbeiten, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtern
Grafik: Synatos
Aus Pflicht wird Kür – ab 2025 fordert der Gesetzgeber von Unternehmen, für B2B-Geschäfte E-Rechnungen ausstellen zu können. Eine Herausforderung für Handwerksbetriebe, die bislang nicht auf digitale Rechnungsstellung gesetzt haben. Eine Umstellung auf eine ganzheitliche Handwerkersoftware für alle betrieblichen Belange wird aber nicht nur die rechtlichen Pflichten erfüllen, sondern die gesamte Firma modernisieren und für künftige Entwicklungen wappnen. Im Vorfeld in der Politik, den Medien und von Unternehmensvertretern heiß diskutiert, wurde im März das Wachstumschancengesetz beschlossen. Dieses macht die E-Rechnung für alle Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Ein gravierender Einschnitt, gerade für Handwerksbetriebe, die es bislang noch nicht gewagt haben, digitale Arbeitsstrukturen einzusetzen. Dass diese Entwicklung aber nicht nur Herausforderung, sondern vor allem eine großartige Chance ist, digitale Inventur zu machen und auf eine moderne Softwarelösung umzusteigen, davon ist Gregor Müller von der synatos GmbH überzeugt.
Änderungen durch E-Rechnungen
Laut Gesetzesentwurf werden ab nächstem Jahr zwei Formate – XRechnung und ZUGFeRD – alle Anforderungen erfüllen und dementsprechend auch im Handwerk der neue Standard für den Rechnungsaustausch sein. ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Bislang sind E-Rechnungen nur bei Aufträgen aus der öffentlichen Hand verpflichtend, im privaten Sektor sind Papierrechnungen immer noch gängige Praxis. Das Wachstumschancengesetz dreht das Szenario nun um 180 Grad: für alle inländischen Geschäfte zwischen Unternehmen müssen E-Rechnungen erstellt werden.
Inländisch ist, wer seinen Firmensitz, Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthaltsort oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat. Zudem muss die E-Rechnung im oben genannten strukturierten elektronischen Format erfolgen, sodass sie nahtlos digital weiterverarbeitet werden kann. Heißt, eine Papier-Rechnung, die eingescannt und als PDF via E-Mail verschickt wurde, ist keine E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes und damit kein gültiges Rechnungsformat mehr.
Schnelles Handeln ist gefragt
Für viele Handwerksbetriebe stellt diese gesetzliche Anforderung – den Import, Export sowie die weitere Verarbeitung solcher E-Rechnungsformate – jedoch eine große Herausforderung dar. Denn wer bislang noch auf alten Software-Systemen unterwegs ist oder gar mit Stift, Papier, Excel und Word arbeitet, muss nun über eine umfangreiche IT-Überholung nachdenken. Ob er möchte oder nicht – gesetzliche Fristen legen ein schnellstmögliches Handeln nahe. „Für diejenigen, die bisher an so viel analoger Arbeitsweise wie möglich festhalten, ist das natürlich eine riesige Umstellung“, kommentiert Gregor Müller, Softwarehersteller und Gründer der synatos GmbH. Aber auch diejenigen, die schon eine Software-Lösung zur Rechnungsstellung einsetzen, müssen überprüfen, ob ihr bisheriges System die rechtlichen Anforderungen erfüllen kann.
Adé Papierrechnung: Ab 2025 fordert der Gesetzgeber von Unternehmen, für B2B-Geschäfte E-Rechnungen ausstellen zu können
Foto: Edar / Pixabay
Denn nicht jede Software bietet die gewünschten XRechnung- und ZUGFeRD-Formate bzw. ein Update, welches diese ermöglicht, an. Manch antiquierte Software wird an der technischen Umsetzbarkeit scheitern, weshalb ein Handeln im Handwerksbetrieb zwingend erforderlich ist. „Das Problem ist natürlich, dass hier am offenen Herzen – dem laufenden Betrieb – operiert werden muss. Die berechtigte Angst der Handwerker ist, dass bei der Umstellung etwas schiefgeht und auf einmal keine Angebote oder Rechnungen mehr rausgehen”, meint Gregor Müller, Entwickler der Handwerkersoftware „das Programm“.
„Ein absolutes Horrorszenario, vor allem wenn es auch um die verlässliche Gehaltszahlung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geht.“ Allein dieses Beispiel verdeutlicht, warum viele Betriebe bislang zögerlich mit ihrer Digitalisierung umgegangen sind und weshalb sie mit Unbehagen ins kommende Jahr blicken.
Chance zum digitalen Wandel
Die gesetzlichen Änderungen zeigen aber auch, ohne Software-Lösung wird die Rechnungsstellung ab 2025 nicht mehr realisierbar sein. Doch das ist kein Grund zur Schwarzmalerei, im Gegenteil: Laut Müller ist die Pflicht zur E-Rechnung eine riesige Chance für alle Betriebe und die gesamte Branche, bei der bislang eher verschlafenen Digitalisierung einen großen Schritt nach vorne zu machen. „Jetzt, wo moderne Software unumgänglich wird, ist es Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Sicher, das ist mit einiger Arbeit verbunden, machen müssen es die Betriebe aber ohnehin. Also warum nicht gleich richtig anpacken und schauen, was die Digitalisierung für den eigenen Betrieb so alles leisten kann”, fasst Müller zusammen. Denn eine Handwerkersoftware, die ganzheitlich eingesetzt wird, vereinfacht Arbeitsprozesse, lässt überflüssige Übertragungsarbeiten wegfallen, schafft Transparenz und modernisiert den Geschäftsalltag des gesamten Betriebs.
Bezogen auf eine digitale Rechnungsstellung erklärt Müller: „Mit dem Programm können ZUGFeRD Eingangsrechnungen mit einem Klick in die Software gespeist werden. Alle Daten werden automatisch übertragen und sind dort, wo sie hingehören. Der Klu aber ist, dass die ZUGFeRD-Eingangsrechnung direkt weiterverarbeitet werden kann, indem der Rechnungsbetrag auf die zugehörigen Aufträge verteilt wird. Auf diese Weise füllt sich die Nachkalkulation der jeweiligen Aufträge mit Daten, die automatisch um die erfassten Arbeitszeiten ergänzt werden. Manuelles Nachkalkulieren gehört damit der Vergangenheit an.“
Neben der direkten Zeit- und Aufwandersparnis ist der größte Vorteil einer modernen Cloud-Lösung aber nicht sofort ersichtlich: Sie ist flexibel. Und das nicht nur in ihrer Anwendung. Jeder Handwerksbetrieb kann für sich selbst entscheiden, welche Funktionen er wann nutzen möchte, welche Module für ihn einen Mehrwert bieten und welche nicht. Auch im Zusammenspiel mit dem Hersteller ist und bleibt sie flexibel. Denn dieser kann während ihres Einsatzes weiterhin problemlos auf neue Gegebenheiten eingehen, die Software updaten, neue Funktionen implementieren, Schnittstellen ergänzen und so weiter, ohne dass lange Installationen vor Ort notwendig werden. Wegen dieser Flexibilität können Betriebe, die auf moderne Cloud-Anwendungen setzen, zukünftigen Entwicklungen wie bspw. gesetzlichen Änderungen gelassener entgegenblicken.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht stellt wie die GoBD-Pflicht 2015 oder die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 2022 demnächst einiges auf den Kopf. Da gerade im Handwerk in Bezug auf digitale Strukturen noch viel Luft nach oben ist, ist es jetzt höchste Zeit anzupacken und sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen. Moderne Software-Lösungen bieten ganzheitliche Ansätze, die nicht nur E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben verarbeiten, sondern weitergehen und den Arbeitsalltag dank intelligenter Einbindung der Daten spürbar erleichtern.
Autoren
Natalie Weirich ist freie Texterin und Journalistin aus Rottendorf. Simon Lübeck ist SEO-und SEM-Manager bei der synatos GmbH in Berlin.
