Kein Ärger mit Teilrechnungen

Das Schreiben von Rechnungen für getane Arbeit ist das reinste Vergnügen – oder? Mancher Handwerksunternehmer mag da nicht aus vollem Herzen zustimmen, wenn die Rechnungen mit dem Hinweis „unprüfbar“ wieder auf seinem Schreibtisch landen. Welche Aufmaßmengen gehörten doch gleich zu welcher Rechnung ...?

Hier den Überblick zu bewahren, kostet Zeit und Nerven. Der Hersteller f:data verspricht nun mit der neuen Version seiner nextbau-Kalkulationssoftware „mehr Freude am Abrechnen nach Baufortschritt“, indem er schnell abrufbare Übersichten zur Verfügung stellt und die kumulierte Abrechnung so besser nachvollziehbar macht.

Bei der Abrechnung von Bauleistungen steckt nämlich der Teufel im Detail, werden doch die meisten Bauwerke nicht an einem Tag erstellt und die zugehörigen Leistungen dementsprechend nicht auf einen Schlag abgerechnet. Vielmehr erfolgen Rechnungslegung und Zahlung nach Baufortschritt. Dabei werden schrittweise Abschlagsrechnungen gestellt. Um den Zahlungsbetrag zu ermitteln, kommen jeweils die vorherigen Rechnungsbeträge zum Abzug. Die abschließende Schlussrechnung macht dann die Gesamtforderung zusammenfassend geltend, wobei alle erfolgten Zahlungen abgezogen werden. Diese Vorgehensweise ist auch unter dem Begriff „kumulierte Abrechnung“ bekannt. Korrekt durchgeführt funktioniert sie zuverlässig und plausibel. Allerdings kann selbst bei kleineren Bauvorhaben leicht die Übersicht verloren gehen. Insbesondere, wenn nach Ist-Stand der Bauausführung abgerechnet wird und mit jeder Abschlags-
rechnung die bis zu diesem Zeitpunkt per Aufmaß nachgewiesenen Teilmengen aller Leistungspositionen zum Ansatz kommen.

Nachvollziehbare Abrechnung von Teilmengen

Der Auftraggeber wird allerdings penibel prüfen, denn es geht ja um sein Geld. War diese Menge nicht schon in der letzten Rechnung enthalten? Und welche Teilmengen einer bestimmten Leistung wurden bitte mit welcher Rechnung abgerechnet? Nur wenn Aufmaß und Abrechnung aus einem Guss erfolgen, sind Rechnungen und zugehörige Aufmaßmengen nachvollziehbar.

Mit nextbau kann der Handwerker seine Aufmaße so nutzen, wie er sie auf der Baustelle erstellt hat. Dabei nimmt ihm die Software viel Arbeit ab: Alle Mengen werden beim Erfassen automatisch in einem Aufmaß gesammelt und mit Datum versehen. Natürlich können Aufmaße auch beliebig angelegt, benannt, nummeriert und mit Mengen befüllt werden. Beim Stellen einer Abschlagsrechnung wählt der Handwerker einfach alle Aufmaße aus, die berücksichtigt werden sollen. Das Programm merkt sich den Zusammenhang zwischen Rechnung und Aufmaß. Werden danach wieder Mengen erfasst, legt die Software automatisch ein neues Aufmaß an. Ein versehentliches Überschreiben oder Ändern bereits abgerechneter Aufmaße wird so verhindert. Rechenansätze können aber bequem aus bereits vorhandenen Aufmaßen kopiert und wiederverwendet werden.

Variabel einstellbare Übersichtsanzeigen

So fällt es leicht, die Übersicht zu bewahren: In der Rechnungsliste wird angezeigt, auf welche Aufmaße sich welche Rechnung bezieht. Entsprechend ist in der  Aufmaßliste zu sehen, welches Aufmaß welcher Rechnung zugeordnet wurde. Klug gelöst ist die Funktion „Aufmaß-Übersicht“: Hier sieht der Handwerker sein Leistungsverzeichnis und kann einstellen, welche Aufmaßmengen angezeigt werden sollen: Beispielsweise nur Positionsmengen einer bestimmten Rechnung, alle abgerechneten Aufmaße, oder eben alle noch nicht abgerechneten. Um gezielt Fehler zu finden, kann sogar angezeigt werden, ob in einem bestimmten Aufmaß gar keine Mengen zu einzelnen Positionen erfasst wurden. Als Nachweis zur Rechnung wird einfach die Übersicht der abgerechneten Aufmaße ausgedruckt. Je Position sind die Teilmengen sauber nach Aufmaß aufgegliedert. Für den Auftraggeber ist somit jede Rechnung prüfbar und nachvollziehbar. Eine ­Demoversion der neuen Software kann im Internet unter www.nextbau.de kostenlos angefordert werden.

Autor

Dipl.-Ing. Volker Bechinger ist Leiter Marketing bei der f:data GmbH in Weimar.

So behalten Handwerksunternehmer bei der kumulierten Abrechnung nach Aufmaß den Überblick

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