Materialeinkäufe für die Baustelle digitalisieren

Einmal oder mehrmals pro Woche kaufen Handwerksbetriebe Material für aktuelle oder kommende Aufträge. Seien es geplante Bestellungen während eines Projekts, Ad-Hoc-Käufe, regelmäßige Nachkäufe, spontane Käufe oder Ersatzkäufe für alte bzw. kaputte Produkte – der Materialeinkauf und die damit verbundenen Bestellprozesse sind wesentliche Bestandteile ihres Tagesgeschäfts. Um sie effizient zu bewerkstelligen, wünschen sich viele Handwerker und Handwerkerinnen den Beschaffungsprozess in ihren Betrieben zu optimieren, wie die Studie „Wie tickt das deutsche Handwerk in Zeiten der Digitalisierung?“ von der ECC Köln in Zusammenarbeit mit dotSource zeigt.^. Gerade jüngere Arbeitnehmende und Befragte aus größeren Unternehmen meinen, dass mithilfe digitaler Apps und/oder Softwaretools Materialien viel effektiver beschafft werden können.

Vorteile des digitalen Einkaufs

Digitale Beschaffungsprozesse sind somit gefragter denn je. Die große Auswahl, die Verfügbarkeit der Produkte, die schnelle Artikelsuche, alle notwendige Dokumente wie Montageanleitungen sowie keine Gebundenheit an Öffnungszeiten schätzen Handwerker beim Online-Einkauf gegenüber dem stationären Handel.  Für möglichst reibungslose Abläufe sind Schnittstellen sowohl zum Großhandel als auch zu Online-Händlern unabdingbar. Denn je einfacher die Produktsuche, Produktvergleiche, Bestellungen, detaillierte Dokumentationen und der Bezahlvorgang sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Material über diesen Kanal bezogen wird. Auch im Handwerksbereich sorgen schlechte Onlineauftritte, fehlende Zahlungsmethoden oder auch zu lange Wartezeiten zu frühzeitigen Kaufabbrüchen.

Um Kosten zu sparen und die richtigen Materialien pünktlich auf der Baustelle zu haben,  hilft es, den Einkauf digital zu verwalten
Foto: Michaela Podschun

Für einen funktionierenden Online-Einkauf müssen zunächst die Rahmenbedingungen stimmen: gängige Zahlungsmethoden, kurze Lieferzeiten, aber auch die Erreichbarkeit des Anbieters für eine einfache Kommunikation rund um den Lieferprozess sind das A und O. Maximale Flexibilität bieten zudem gängige digitale Services und Liefervarianten wie 24h- oder Express-Lieferungen, Lieferung auf die Baustelle, an einen bestimmten Ablageort oder gebündelte Lieferungen. Live-Tracking-Angebote oder die Möglichkeit der Nachverfolgung der Lieferung sorgen für zusätzlichen Komfort und bilden Vertrauen, da die Besteller durchgängig über den aktuellen Status informiert werden. Auch eine Mischung aus digitalem und analogem Einkauf ist denkbar: mit dem Click-and-Collect-Verfahren bestellen und bezahlen Betriebe digital und holen die Ware danach vor Ort ab.

Schnittstellen – das Must-have des digitalen Einkaufs

Entscheiden sich Betriebe dafür, ihre Einkäufe zukünftig digital oder gemischt zu tätigen, müssen sie jedoch die technologischen Voraussetzungen für die erforderlichen Prozesse schaffen. Denn ist beispielsweise der Bestellvorgang abgeschlossen, müssen die Einkäufe im Büro und in der eingesetzten Software beim jeweiligen Auftrag oder Projekt hinterlegt werden. Im Idealfall nutzen Anwender hier verfügbare Schnittstellen, die den Datenfluss zwischen den zwei Programmen des Online-Shops des Großhändlers und der kaufmännischen Software ermöglichen. Diese Schnittstellen übernehmen hierbei verschiedene Aufgaben, wie beispielsweise den Import von Artikelstammdaten in eine Branchensoftware oder den digitalen Austausch mit dem Großhandel für die Materialbeschaffung. Schon bei der Kalkulation und Angebotserstellung sind diese aktuellen Daten und Preise relevant.

Ein Beispiel hierfür ist die Nutzung der IDS-Schnittstelle: Mit ihr kann ein Warenkorb im Online-Shop des Großhändlers zusammengestellt und direkt in die Branchensoftware importiert werden. Gleichzeitig ermöglicht diese Schnittstelle die Erzeugung eines Bestellbelegs, der per IDS-Schnittstelle an den Webshop oder per UGL-Schnittstelle direkt übermittelt werden kann. Zudem wird der gesamte Dokumentenaustausch lückenlos in der eigenen Software dokumentiert.

Lagerverwaltung und Lieferantenmanagement

Nutzt ein Handwerksbetrieb für seinen digitalen Einkaufsprozess eine Branchensoftware wie Streit V.1, erhält sie zudem Schnittstellen wie UGL, OCI, SHK-/IDS-Connect für den direkten Datenaustausch mit dem Großhandel. Die Schnittstelle OpenMasterdata ermöglicht des Weiteren den Zugriff auf Echtzeitpreise und Zusatzinformationen zu den Artikeln. Sind mehrere Lieferanten hinterlegt, können Preise verglichen und zum günstigsten Preis eingekauft werden. So digitalisiert eine Handwerkersoftware nicht allein den Bestellabwicklungsprozess, sondern umfasst auch die Kalkulation und Angebotserstellung sowie Bereiche wie das Lieferantenmanagement, die Lagerverwaltung, die Rechnungseingangsprüfung und auch das Vertragsmanagement mit funktionsübergreifender Verwaltung. 

Durch die Kompatibilität mit unterschiedlichen Programmfunktionen werden beispielsweise Bestellungen den entsprechenden Projekten direkt zugeordnet. Auch die Lagerbestandsführung ist einbezogen, weswegen automatische Bestellgenerierungen und Bedarfsermittlungen aus dem Auftragsbestand möglich sind.

Mehr Flexibilität verspricht eine Material- und Bestell-App

Für noch flexiblere Abläufe sorgt eine Material- und Bestell-App. Diese verhindert Fehl- oder Falschlieferungen, da das benötigte Material direkt von der Baustelle auf die Baustelle geordert wird. So entfällt der Umweg über das Büro, wenn es einmal schnell gehen muss. Die App sollte jedoch mit der eingesetzten Branchensoftware verknüpft sein, sodass Bestellungen automatisch beim Auftrag hinterlegt werden und im Büro einsehbar sind. Ein Beispiel für eine solche App ist „Bestell+“ aus dem Hause Streit, die vollständig mit der Software Streit V.1 kompatibel ist.

Autorin

Melanie Bähr arbeitet in der Presseabteilung der Streit Datentechnik GmbH

www.streit-software.de