Wenn der Chef plötzlich stirbt

Ein plötzlicher Todesfall ist nicht nur ein menschlicher Schock für Familie und Team. Auch wirtschaftlich geraten viele Handwerksbetriebe dadurch in eine akute Krisensituation. In zahlreichen Fällen hängt der gesamte Betrieb organisatorisch, technisch und rechtlich an einer einzigen Person. Was Handwerksbetriebe nun beachten müssen, erklärt Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro.

Der Tod eines Geschäftsinhabers kann einen Betrieb in die Krise stürzen. Es muss schnell jemand gefunden werden, der das Ruder übernimmt.
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Fallen Chef oder Chefin plötzlich aus, stehen offene Aufträge, Baustellen und laufende Verhandlungen sofort still. Kundendaten sind nicht auffindbar, weil sie nur auf einem, vielleicht sogar einem privaten, Laptop gespeichert sind. Angebote können nicht verschickt werden, weil niemand Zugriff auf die Software erlangen kann. Löhne können nicht überwiesen werden, weil die Bankkonten gesperrt sind. Mitarbeiter wissen nicht, wie es weitergeht, Kunden springen ab – eine Abwärtsspirale bildet sich, die nur schwer wieder aufgehalten werden kann.

Notfallplan frühzeitig erstellen

Wichtig ist: Ein Notfallplan sollte nicht nur für den Todesfall bestehen. Auch Krankheit, ein Unfall oder ein längerer Klinikaufenthalt können dazu führen, dass der Betrieb kurzfristig führungslos ist. Wer rechtzeitig eine Vertretung benennt und die wichtigsten Informationen dokumentiert, sichert den Betrieb in jeder Ausnahmesituation ab.

Ohne vorbereitete Regelung greift im Todesfall das Erbrecht. Der Betrieb geht an die gesetzlichen Erben über, die unter Umständen weder vom Handwerk noch vom Unternehmen selbst etwas verstehen. In dieser Situation kann es Wochen dauern, bis ein Erbschein vorliegt, Bankzugänge freigegeben werden und jemand rechtlich handeln darf. In dieser Zeit ist der Betrieb oft handlungsunfähig.

Wer wichtige Informationen rechtzeitig dokumentiert und eine Vertretung festlegt, kann das Schlimmste verhindern. Eine Notfallmappe mit klaren Zugängen, Verträgen und Ansprechpartnern hilft, die eigene Arbeit abzusichern und das Lebenswerk zu erhalten.

Diese Daten und Zugänge müssen dokumentiert sein

Zentrale Informationen sollten an einem festen Ort gesammelt werden. Dazu zählen zum Beispiel Zugangsdaten zu E-Mail-Konten, Bau-Apps und betrieblicher Software. Wichtig ist auch eine Übersicht über laufende Kundenprojekte, deren Status und Ansprechpartner. Verträge mit Lieferanten, Leasingpartnern oder Subunternehmern müssen vollständig und auffindbar sein. Maschinensteuerungen, Zeiterfassungssysteme oder GPS-Ortung sind oft softwaregesteuert – auch hier sind Benutzername und Passwort entscheidend. Ebenso wichtig sind Kontodaten, offene Rechnungen sowie Ansprechpartner bei Bank, Steuerberater und Lohnbuchhaltung.

Auch datenschutzrechtlich ist Vorsicht geboten: Wer im Notfall Zugriff auf E-Mails, Kundendaten oder digitale Speicher erhalten soll, benötigt eine schriftliche Zugriffsfreigabe – zum Beispiel in Form einer General- oder Kontovollmacht. Ohne eine solche Regelung ist der Zugriff im Ernstfall nicht erlaubt – selbst wenn die Absicht eindeutig wäre.

Eine Notfallmappe kann digital geführt oder in Papierform im Betrieb hinterlegt werden. Viele Betriebe nutzen dafür einen Safe im Büro. Das ist sinnvoll, solange sichergestellt ist, dass eine Vertrauensperson den Zugangscode kennt oder im Notfall Zugriff auf den Schlüssel hat. Der beste Safe nützt nichts, wenn niemand ihn öffnen kann.

Zu empfehlen ist die digitale Option. Ergänzend ist es sinnvoll, die Notfallvorsorge regelmäßig mit der Steuerberatung, einem Rechtsanwalt oder der Handwerkskammer abzustimmen – zum Beispiel im Rahmen des Jahresabschlusses. Dort können auch Fragen zur Erbschaftssteuer, Betriebsausgliederung oder Vertreterregelungen angesprochen werden.

So lässt sich der Betrieb mit wenig Aufwand absichern

Wer wichtige Informationen rechtzeitig dokumentiert und eine Vertretung festlegt, kann das Schlimmste verhindern.
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„Beginnen Sie mit einer internen Bestandsaufnahme: Wer kennt welche Zugänge? Wer kann im Notfall Entscheidungen treffen? Wer darf überhaupt kommunizieren?“, so Fin Glowick. Diese Fragen lassen sich oft schon im Team oder in der Familie klären.

Der wichtigste Schritt ist die Benennung einer Vertrauensperson. Diese Person sollte wissen, wo die Notfallmappe liegt, welche Aufgaben anstehen und wie mit Kunden, Banken und Behörden zu kommunizieren ist. Eine Vollmacht mit dem Zusatz „gilt über den Tod hinaus“ schafft rechtlich die notwendige Handlungsfähigkeit – sicherer ist eine Absprache mit Anwalt oder Notar.

Zusätzlich kann ein Passwortmanager eingerichtet werden, in dem alle digitalen Zugänge dokumentiert sind. „Wichtig: Legen Sie einen Notfallzugang für eine Vertrauensperson an – und testen Sie gemeinsam, ob dieser auch funktioniert. Wählen Sie auf keinen Fall den einfachen Weg und geben das eigene Zugangspasswort weiter. Es sollte immer ein zusätzlicher Zugang mit eigenen Zugangsdaten für diese Vertrauensperson angelegt werden“, sagt Glowick.

Sinnvoll ist auch die Vorbereitung einer kurzen Mitteilung an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, falls der Inhaber plötzlich ausfällt. Diese kann als E-Mail, Textbaustein oder Website-Hinweis vorbereitet werden. Wer professionell kommuniziert, bewahrt das Vertrauen.

Ohne vorbereitete Regelung greift im Todesfall das Erbrecht
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Eine vorbereitete Liste mit laufenden Projekten, offenen Zahlungen, Ansprechpartnern und betriebsrelevanten Fristen schafft zusätzlich Sicherheit. Software wie WISO MeinBüro hilft dabei, alle Informationen zu Rechnungen, Angeboten, Kunden und Lieferanten an einem Ort zu sammeln.

In fünf Schritten zur digitalen Vorsorge – der Jahrescheck für den Betrieb

Schritt 1: Legen Sie einen festen Zeitpunkt im Jahr fest, an dem Sie Ihre Notfallvorsorge überprüfen, zum Beispiel bei der Jahresbilanz oder bei der Erneuerung von Versicherungen.

Schritt 2: Aktualisieren Sie die Vertrauensperson. Ist sie noch erreichbar? Kennt sie den aktuellen Standort der Notfallmappe und den Zugang zum Passwortmanager?

Schritt 3: Prüfen Sie alle Zugänge, Programme und Verträge. Hat sich etwas geändert? Läuft eine neue Software, wurde ein Kundenportal eingeführt oder eine Maschine durch ein anderes System ersetzt?

Schritt 4: Ergänzen oder überarbeiten Sie Ihre vorbereiteten Kommunikationsbausteine. Passen die Ansprechpartner noch? Sind Telefonnummern aktuell? Ist der Tonfall klar und professionell? Wenn einem das Formulieren solcher Texte nicht leichtfällt, kann hierbei heutzutage ChatGPT und Co weiterhelfen.

Schritt 5: Halten Sie alles gut dokumentiert und sauber abgelegt. Ob in einem verschlossenen Safe oder als gesicherter Cloud-Ordner – es zählt, dass der Zugriff geregelt und nachvollziehbar ist.

Was in eine Notfallmappe gehört

Eine gut vorbereitete Notfallmappe kann den Betrieb im Ernstfall vor dem Stillstand bewahren. Sie sollte regelmäßig aktualisiert werden und an einem sicheren, aber zugänglichen Ort aufbewahrt werden, zum Beispiel im Büro oder in einem digitalen Speicher mit klar geregeltem Zugriff.

Diese Informationen gehören hinein:

• Name und Kontaktdaten der Vertrauensperson
• Zugangsdaten zu E-Mail, Handwerkersoftware, Maschinensteuerung und Cloud-Systemen
• Liste der laufenden Projekte mit Kundenname, Projektstand und Fristen
• Verträge mit Kunden, Lieferanten, Subunternehmern und Leasinggebern
• Ansprechpartner beim Steuerberater, bei der Bank und der Lohnbuchhaltung
• Übersicht über laufende Zahlungsverpflichtungen und offene Rechnungen
• Kontodaten des Betriebs
• Standort wichtiger Dokumente (z. B. Handelsregisterauszug, Versicherungen)
• Vorlage für eine Mitteilung an Kunden im Falle eines Ausfalls
• Beschreibung des internen Ablaufs zur Übergabe wichtiger Aufgaben

Autor

Fin Glowick ist Chief Revenue Officer bei „WISO MeinBüro“, ein Produkt der Buhl Data Service GmbH

www.buhl.de