Digitale Verwaltungssysteme für Werkzeuge und Betriebsmittel

Werkzeuge, Maschinen und Geräte sind wertvolle Betriebsmittel, die die Arbeit des Handwerkers unterstützen. Die Organisation, Suche und der Ersatz dieser Betriebsmittel belastet Betriebsinhaber und verantwortliche Mitarbeiter gleichermaßen. Digitale Werkzeugverwaltungssysteme erleichtern die Arbeit.

Wer schon einmal erlebt hat, dass bei der morgendlichen Werkzeugausgabe die Lieblingsbohrmaschine defekt oder gar nicht mehr vorhanden ist, kennt das Problem. Die Arbeitsmittel von Handwerkern entwickeln sich immer mehr zu Spezialwerkzeugen, fein abgestimmt für einen Einsatzzweck. Von diesen Werkzeugen gibt es oft nur wenige im Betrieb, wenngleich sie für die Erledigung eines Auftrags unerlässlich sind. Wer also weiß, „wo der Hammer hängt“, ist klar im Vorteil!

Die Maschinenkultur verbessert sich

Die systematische Erfassung von Aus- und Rückgaben von Werkzeugen schafft hier Abhilfe. Unmittelbar nach der Einführung einer solchen Erfassung wird den Mitarbeitern klar, dass in Zukunft nachvollziehbar ist, wer welches Werkzeug in der Hand gehabt hat. Das führt unter anderem dazu, dass die Maschinen pfleglicher behandelt werden. Die Nutzer sind nicht mehr anonym, sondern direkt zu ermitteln. Dies trifft ebenso auf den sparsamen Umgang mit Verbrauchsmaterialien zu. Sicherheitshandschuhe werden nicht wie Einmalhandschuhe behandelt und der Bestand nimmt nicht rapide ab.

Berührungslose Erfassung mit NFC-Tags

Zur Kennzeichnung von Mitarbeitern und Werkzeugen werden NFC-Tags genutzt. Dabei stehen für die Mitarbeiter praktische Schlüsselanhänger oder Scheckkarten und für die Maschinen NFC-Tags in zahlreichen Größen und Befestigungsformen zur Verfügung. Vorteil der Near Field Technologie ist, dass sie komplett ohne Batterien auskommt.

Neben der Kennzeichnung von Mitarbeitern und Maschinen kann zusätzlich ein elektronisches Schließsystem integriert und bedient werden. So lässt sich beispielsweise das Werkzeuglager kontrollierbar absichern. Denn neben der Werkzeughistorie kann das Journal des Schließsystems ausgelesen werden. Manche Betriebe erweitern dieses System um eine Webcam zur Überwachung der Werkzeugausgabe. Darüber müssen die Mitarbeiter natürlich informiert werden.

Zugriff von jedem Ort

Das ideale Instrument zur Erfassung von Werkzeugaus- und Werkzeugrückgaben sollte von jedem Ort aus zugänglich sein. Neben dem angesprochenen Schwund geht es natürlich auch darum, eine schnelle Beschaffung von Ersatzmaschinen zum Beispiel bei Defekten zu ermöglichen. Im Zeitalter der Cloud sind solche Programme ortsungebunden bedienbar, und der Zugriff ist über einen Browser von jedem Endgerät mit Internetanbindung möglich. So kann schnell auf der Baustelle nachgesehen werden, wo die jeweilige Ersatzmaschine ist und wie schnell sie vor Ort sein kann. Wenn nötig kann sogar die Echtzeitposition für das Fahrzeug abgefragt werden, in dem sich die Maschine möglicherweise befindet.

Voraussetzung für eine komfortable Nutzung ist eine einfache, gut strukturierte Benutzerverwaltung, die sich an den Bedürfnissen des jeweiligen Anwenders orientiert. Der Inhaber darf alles sehen, der Meister die Werkzeugbewegungen der Mitarbeiter und die einzelnen Monteure die ihnen ausgegebenen Werkzeuge.

Immer aktuell

Wenn Werkzeuge ausgegeben werden, dann müssen die Informationen direkt über die Cloud im Büro verfügbar sein. Nur so hat die Verwaltung bei der Disposition von teuren Betriebsmitteln direkt die Verfügbarkeiten im Blick. In der Werkzeughistorie können alle Aus- und Rückgaben mit dem jeweiligen Zustand des Werkzeuges detailliert nachvollzogen werden. Die Einsatz- und Lagerstandorte innerhalb und außerhalb des Betriebs werden dafür von der Verwaltung in einem mehrstufigen System individuell anpassbar angelegt. Mit einer Reservierungsfunktion ist es möglich, dass Werkzeuge für einen bestimmten Zeitraum nicht an andere Mitarbeiter ausgegeben werden können.

Alle Informationen zum Werkzeug verfügbar

Als Anlage zu jedem Werkzeug und jeder Maschine können umfangreiche Begleitinformationen abgelegt werden. Ebenso ist es möglich, wichtige Dokumente wie Lieferschein, Kaufbelege und die Betriebsanleitung als Datei anzuhängen. Bei Bedarf sind diese Informationen auch über eine App verfügbar. Dies ist besonders bei der Betriebsanleitung eine praktische Funktion am Einsatzstandort.

Wartungsintervalle im Griff

Mit einer Software zur Werkzeugverwaltung lässt sich ebenso die Werkzeugwartung abwickeln. Notwendige Wartungstermine können direkt im Maschinendatensatz erfasst und die Nutzer auf  Wunsch vorher informiert werden. Ist daraufhin die Wartung durchgeführt, kann das Wartungsprotokoll im Maschinendatensatz hinterlegt werden.

Über eine Servicefunktion können Dienstleister direkt per Mail über anstehende Reparaturen benachrichtigt werden. Dabei werden optional auch die genauen Maschinendaten übermittelt. Verfügt der Hersteller über ein Serviceportal, lässt sich dieses direkt anbinden. Die Servicefunktion kann direkt bei der Rückgabe und Überprüfung des Werkzeugs initiiert werden.

Inventarisierung zu jedem Zeitpunkt

Mit einer Inventarisierungsfunktion wird bequem eine Bestandsaufnahme für jeden Standort über die App gestartet. So werden alle im Baustellenfahrzeug vorhandenen Werkzeuge mit dem Smartphone erfasst und mit dem in der Verwaltungssoftware angegebenen Bestand abgeglichen. Danach steht ein ausführliches Inventur-Protokoll zur Verfügung, wobei ein Ausbuchen von Schwund nur Benutzern mit gesonderter Berechtigung möglich ist. Ein guter Einsatzzweck der Inventurfunktion ist beispielsweise die Übergabe eines Einsatzfahrzeugs bei Urlaubsantritt eines Mitarbeiters.

Das Jahresende ist der ideale Zeitpunkt zur Einführung einer digitalen Maschinenverwaltung. Denn dann muss der Werkzeugbestand ohnehin erfasst und die Funktionsfähigkeit geprüft werden. Ist dies erfolgt, kann man beruhigt ins nächste Jahr starten.

Auswertungen und Berichte verschaffen Überblick

Mit Hilfe zahlreicher Berichtsmasken und Auswertungsmöglichkeiten gibt die Werkzeugverwaltung detailliert Auskunft. Anschließend hat der Firmeninhaber die Möglichkeit, die Informationen auszudrucken oder als PDF-Dokument zu sichern.

Autor

Dr. Thomas Müller ist Geschäftsführer der Coeln Concept GmbH in Bühl und berät den Zentralverband Sanitär Heizung Klima in IT- und Internet-Themen.

UnTouch

UnTouch ist eine mobile, webbasierte Werkzeug- und Geräteverwaltung mit Smartphone und NFC-Technologie (Android und iOS). Sie besteht aus drei Komponenten (Cloudsoftware, App und NFC-Tags), mit denen man jederzeit und an jedem Ort den Überblick über Betriebsmittel behält. Das von der Firma Coeln Concept entwickelte System wird zum Beispiel als Starterpaket angeboten, das die Nutzungslizenz für ein Jahr, 10 Personen- und 100 Maschinentags mit NFC sowie ein UnTouch Smartphone mit der zugehörigen App enthält. Das System ist erweiterbar auf bis zu 100 Mitarbeiter und 1000 Werkzeuge und bei Kauf einer Mengenerweiterungslizenz auch noch darüber hinaus.

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