Steuerfreie Leistungen im Handwerk: Möglichkeiten und Nutzen

Steigende Lohnkosten und hohe Abgabenbelastungen stellen viele Handwerksbetriebe vor wirtschaftliche Herausforderungen. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter mehr Netto vom Brutto. Besonders kleine und mittelständische Betriebe können die im Folgenden dargestellten steuer- und sozialversicherungsfreien Leistungen flexibel nutzen und zugleich die Mitarbeiterbindung stärken.

Der finanzielle Vorteil von steuerfreien Leistungen ist für beide Seiten erheblich. Da Empfänger diese Leistungen nicht als Einkommen versteuern müssen, nimmt ihre Belastung ab, wobei nicht der Durchschnittsteuersatz, sondern der Grenzsteuersatz, der auf den letzten verdienten Euro anfällt, entscheidend ist. Bereits bei 30.000 Euro Jahreseinkommen liegt dieser bei Alleinstehenden bei fast 30 Prozent. Zusätzlich entfallen die Sozialabgaben von circa 20 Prozent jeweils für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine steuerfreie Unterstützung mindert wie regulärer Arbeitslohn den Gewinn und damit die Steuerbelastung des Baubetriebs.

Die attraktivsten Möglichkeiten

Kleine und mittelständische Betriebe können steuer- und sozialversicherungsfreie Leistungen flexibel nutzen              
Foto: Michaela Podschun

Zu berücksichtigen ist jedoch, dass geringere Sozialbeiträge auch geringere Leistungsansprüche – etwa im Krankheitsfall oder bei Arbeitslosigkeit – sowie eine niedrigere Rentenhöhe bedeuten können. Weiterhin besteht kein Rechtsanspruch auf eine dauerhafte Leistung, sofern keine Betriebsvereinbarung abgeschlossen wurde.

Der Gesetzgeber hat in der Vergangenheit ein unsystematisches Sammelsurium von Möglichkeiten entwickelt. Leserinnen und Leser sollten sich nicht von der Fülle der Möglichkeiten erschlagen fühlen, sondern vielmehr mit der Umsetzung einer Option beginnen, die für ihr Team und sie besonders attraktiv erscheint. Ergänzend sollte eine Übersicht dokumentieren, welche Leistung welcher Mitarbeiter erhält und einen transparenten Gesamtüberblick schafft.

Sachbezüge

Der Sachbezug von 50 Euro monatlich ist aufgrund der regelmäßigen Anwendbarkeit besonders attraktiv. Allerdings darf die Einlösung dieser Gutscheine nur bei bestimmten Anbietern erfolgen und ein begrenztes Angebot betreffen. So sind beispielsweise Gutscheine von Amazon für das gesamte Warensortiment nicht zulässig, wohl aber für begrenzte Kategorien, beispielsweise für Bekleidung oder Bücher. Da auch Lebensmittel oder Kraftstoffe bezogen werden können, dürften sich für alle Mitarbeiter lokale Möglichkeiten finden. Eine Barauszahlung sollte ausgeschlossen sein.

Bei steuerlichen Zuwendungen ist die Einlösung von Gutscheinen nur bei bestimmten Anbietern und für klar abgegrenzte Warengruppen zulässig 
Foto: Kerstin Riemer / Pixabay

Die Gutscheine müssen allerdings zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden, ebenso dürfen die Höchstgrenzen nicht überschritten werden. Da es sich um eine sogenannte Freigrenze handelt, führt bereits eine Überschreitung dazu, dass der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig wird.

Regelmäßig eingesetzt, lassen sich beachtliche Beträge einsparen. Werden beispielsweise 600 Euro je Jahr bei zehn Mitarbeitern genutzt, spart der Betriebsinhaber im Vergleich zu einer Lohnzahlung circa 20 Prozent Sozialversicherungsabgaben, 120 Euro je Mitarbeiter, insgesamt 1 200 Euro ein. Die Sozialabgaben gehen beim einzelnen Mitarbeiter um den gleichen Betrag zurück. Bei einem Grenzsteuersatz von 40 Prozent reduziert sich dessen Besteuerung um 240 Euro, die Gesamtbelastung nimmt um 360 Euro je Betroffenen ab, bei 10 Mitarbeitern um 3.600 Euro. Im Vergleich zu regulären Lohnzahlungen werden insgesamt 4.800 Euro jährlich eingespart.

Beihilfe

Beihilfen für Notfälle, beispielsweise bei Krankheit, im Todesfall oder bei einem Wohnungsschaden, dürfen jährlich steuerfrei bis zu 600 Euro betragen. Das Signal, dass der Chef bei unverschuldeter Not hilft, bleibt nicht unbemerkt und stärkt die Loyalität im gesamten Team.

Persönliche Anlässe

Bei persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum oder Geburt eines Kindes sind steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro möglich. Der Betrag ist anlassbezogen, eine monatliche Obergrenze existiert nicht.

Erholungsbeihilfe

Erholungsbeihilfen dürfen jährlich 156 Euro je Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehegatten und 52 Euro je Kind betragen. Allerdings muss ein Bezug zum Urlaub bestehen, die Hilfe innerhalb von drei Monate vor oder nach dem Urlaub gewährt werden.

Kinderbetreuung

Die Kinderbetreuung nicht schulpflichtiger Kinder darf ebenfalls unterstützt werden. Zuschüsse zu Tagesmüttern, Kindergärten oder ähnlichen Betreuungseinrichtungen sind in unbegrenzter Höhe steuerfrei möglich.

Belegschaftsrabatte

Auf Produkte des eigenen Unternehmens dürfen Belegschaftsrabatte eingeräumt werden, die bis zu 1.080 Euro jährlich betragen können, wobei Rabatte maximal 4 Prozent auf den regulären Verkaufspreis betragen dürfen. Die persönliche Nutzung ist dabei nicht vorgeschrieben.

Vermietung von Werbeflächen

Die Vermietung von Werbeflächen, beispielsweise auf privaten Fahrzeugen, kann bis zu 256 Euro jährlich steuerfrei vergütet werden, wobei der Betrag einem sogenannten Fremdvergleich standhalten muss. Das heißt, fremde Dritten würden vergleichbare Beträge erhalten.

Entfernungspauschale

Ein Arbeitgeber kann Mitarbeitern eine Entfernungspauschale erstatten, monatlich pauschal für 15 Arbeitstage. Diese betragen 0,30 Euro je Entfernungskilometer, ab 21 km 0,38 Euro. Damit verbunden ist eine Kürzung der eigenen Werbekosten des Arbeitnehmers. Insbesondere bei einem kurzen Arbeitsweg und geringen weiteren berufsbedingten Aufwendungen ist dies nicht von Bedeutung, da der Arbeitnehmerpauschalbetrag von aktuell 1230 Euro von den Betroffenen meistens nicht erreicht wird.

Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist die vollständige Übernahme der tatsächlichen Kosten möglich. Führt der Arbeitgeber dafür 25 Prozent Lohnsteuer pauschal ab, wird die Entfernungspauschale nicht beeinträchtigt.

Laptop oder Smartphone

Ein Smartphone oder ein Laptop kann vom Arbeitgeber gestellt und sowohl betrieblich wie privat steuerfrei genutzt werden. Erhält der Mitarbeiter ein Smartphone oder Notebook verbilligt oder kostenlos zu privaten Zwecken, führt der Arbeitgeber 25 Prozent pauschal Lohnsteuer ab, aber keine Sozialversicherungsabgaben.

Eine weitere Option besteht darin, Mitarbeitern deren Smartphone für symbolische Preise von wenigen Euros abzukaufen und dieses dem Mitarbeiter steuerfrei zu überlassen, wobei der Arbeitgeber die Kosten trägt. Diese Möglichkeit ist vor allem für Mitarbeiter interessant, die stets ein neues, teures Smartphone nutzen und dafür teilweise vierstellige Jahresbeiträge aufwenden.

Arbeitgeberdarlehen

Gewährt der Arbeitgeber ein Darlehen, stellt die mögliche Differenz zwischen dem vereinbarten Zinssatz und den marktüblichen Konditionen einen zu versteuernden geldwerten Vorteil dar. Zinsvorteile bleiben bis 2.600 Euro Darlehenshöhe steuerfrei.

Berufskleidung

Der Betrieb kann steuerfrei monatliche Reinigungskosten von 10 Euro erstatten.

Dienstwagen und E-Bike

Mitarbeiter benötigen Fahrzeuge, um zu den Kunden zu gelangen, wobei es sich meist um Autos handelt, die dem Geschäftszweck dienen und allenfalls eingeschränkt privat nutzbar sind. Neutrale Firmenwagen sind aufgrund der hohen Kosten meist dem Inhaber und Führungskräften vorbehalten. E-Bike-Leasingmodelle können Mitarbeitern angeboten werden, werden erfahrungsgemäß aber nur von einem Teil der Belegschaft genutzt.

Firmenkreditkarte

Ist der Baubetrieb eine Kapitalgesellschaft, typischerweise eine GmbH, besteht für die Führungsebene eine zusätzliche Möglichkeit. Kapitalgesellschaften können für betrieblich veranlasste Zuwendungen, die nicht in Geld bestehen, die Versteuerung einheitlich mit einem Pauschalsteuersatz von 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) vornehmen (§ 37b Abs. 2 EStG). Diese Aufwendungen dürfen allerdings je Wirtschaftsjahr und Empfänger 10.000 Euro nicht übersteigen. Üblicherweise wird eine Firmenkreditkarte ausgestellt.

Für Geschäftsführer, die einen persönlichen Grenzsteuersatz von über 30 Prozent aufweisen, ist eine Firmenkreditkarte interessant. Angestellte Führungskräfte sollten als potenzielle Nutzer vor der Umsetzung in Abstimmung mit ihrem Steuerberater ihre individuelle Steuerbelastung ermitteln, da der finanzielle Vorteil aus dem Unterschied von 30 Prozent zum individuellen Steuersatz besteht.

Steigende Lohnkosten und hohe Abgabenbelastungen stellen viele Handwerksbetriebe vor wirtschaftliche Herausforderungen
Foto: Ivan S. / Pexels

Der Gesellschafter gewährt dem Betroffenen anstelle einer freiwilligen Sonderzahlung einen Betrag von bis zu 10.000 Euro auf einer Kreditkarte, mit der der Berechtigte Waren und Dienstleistungen erwerben kann. Der Betrieb versteuert den Betrag pauschal.

Der Fiskus setzt Voraussetzungen, im Schreiben zur „Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug“ führt das Bundesministerium für Finanzen aus:

Die Leistung wird zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht. Es muss sich um eine freiwillige Sonderzahlung handeln. Die Kreditkarte darf keine Geldüberweisung, keinen Kauf von Fremdwährungen und keine Überziehung zulassen.

Barauszahlungen sind unzulässig. Der Kreditkartennutzer darf mit dem Prepaid-Guthaben nur Waren und Dienstleistungen erwerben. Da Kreditkarten als Zahlungsmittel weitgehend akzeptiert werden, ist nicht nur ein Einsatz für ein einzelnes, größere Gut möglich, ebenso können tägliche Ausgaben darüber finanziert werden, sodas Guthaben zügig aufgebraucht werden.

Ausgestaltung

Da das Finanzamt bei steuerfreien Leistungen genau hinschaut, sollte die konkrete Umsetzung durch den Steuerberater begleitet werden. Weiterhin beziehen sich die Ausführungen auf den Stand 2025. Da Gesetzesänderungen und Gerichtsurteile zu regelmäßigen Änderungen führen, sollten Regelungen jährlich überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Autor

Thomas Schneider ist Diplom-Kaufmann und freiberuflich im Bereich Compliance tätig. Er wohnt in Essen.