Nachhaltige Unternehmensführung in der digitalen Zeit

Soziale und ökonomische Komponenten im Einklang mit der Ökologie bilden die drei Dimensionen nachhaltiger Unternehmensführung. In einer dreiteiligen Serie widmen wir uns jeder dieser Komponenten. Den Anfang macht die Ökonomie.

Es ist das Trendthema der letzten Jahre: Nachhaltigkeit. Nachhaltige Produktionsstandards, nachhaltiges Material am besten recycelt oder aus grünen Rohstoffen gefertigt. Der Inhalt der Nachhaltigkeitsdebatten übersteigt dabei nur selten den ökologischen Tellerrand. Dabei ist sie keineswegs nur den „Ökos“ vorbehalten. Nachhaltigkeit ist der Erfolgsfaktor für die langfristige Ausrichtung und Führung eines Unternehmens und damit für jeden Handwerksbetrieb von Bedeutung. So kann eine nachhaltige Mitarbeiterführung positiv dem Fachkräftemangel effektiv entgegenwirken oder die nachhaltige Kundenbindung eine steigende Auftragslage fördern, was besonders in Krisen-Zeiten von Corona und Co. den beschworenen langen Atem sichert.

Der Schlüssel für eine erfolgreiche, nachhaltige Unternehmensführung liegt im ganzheitlichen Blick auf den Betrieb unter Berücksichtigung von ökonomischen, ökologischen und sozialen Gesichtspunkten. Das klingt nach einer ziemlichen Herausforderung, ist aber mit modernen Software-Programmen kein Problem, denn die berücksichtigen jede Komponente und schaffen fundierte Entscheidungsgrundlagen für die Zukunft.

Was aber zeichnet die einzelnen Dimensionen aus und wie kann Software Unternehmen unterstützend zur Seite stehen? Den Anfang unserer dreiteiligen Artikelserie macht die ökonomische Säule.

Die ökonomische Säule

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, seinen eigenen langfristigen Erhalt zu sichern und im besten Fall noch Gewinne zu maximieren. Dafür reicht es nicht aus, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten – der Schlüssel liegt in den Zahlen. Besonders wichtig: die Betriebsauslastung, der individuelle Stundenverrechnungssatz und die Kosten. Dabei ist es unerlässlich, die langfristige sowie kurzfristige Preisuntergrenze festzulegen. Den Überblick zu behalten und sich nicht in Dutzenden Rechenbeispielen zu verlieren, ist gar nicht so leicht. Kompakte Softwarelösungen helfen.

Individueller Stundenverrechnungssatz und Kosten

Die Auftragslage steigt und damit auch die Betriebskosten? Oder ein neuer Mindestlohn beziehungsweise Tariflohn tritt unterjährig in Kraft? Das verändert sämtliche individuellen Angaben zu den angestrebten Gewinnen, den geplanten Betriebskosten sowie dem notwendigen Verkaufspreis für eine Lohnstunde. Alle Berechnungen müssen angepasst werden. Diese Daten bilden die Grundlage jeder Kalkulation. Mit der richtigen Software ermittelt, werden solche Anpassungen smart von dem Programm mitgedacht. Zu jeder Zeit lassen sich die relevanten Faktoren flexibel anpassen und der Einfluss auf den Stundenverrechnungssatz leicht simulieren. Die Basis ist geschaffen.

Allerdings sind Unternehmen unterschiedlich, sowohl was die Arbeit als auch was die notwendigen Kalkulationsbausteine angeht. Anpassungsfähigkeit ist daher eine wichtige Software-Eigenschaft. Neben den Lohn- und Materialkosten berücksichtigen einige Programme auch Sonderposten wie Maschinen-, Entsorgungs- oder Subunternehmerkosten. Oft werden nämlich genau diese Kosten nur grob geschätzt. Zum einen weil sie schwer zu ermitteln sind, und zum anderen herrscht oft Verunsicherung darüber, welche Kosten überhaupt in direkter Verbindung mit beispielsweise den Maschinen stehen. Um diese trotzdem irgendwie zu berücksichtigen, werden sie nicht selten grob aufsummiert, überschlagen und schließlich in die Lohnkalkulation eingebunden. Mit zum Teil fatalen Folgen, wenn am Ende Verluste statt Gewinne verbucht werden. Was ansonsten komplizierte Rechnerei ist, wird mit einem umfangreichen Softwareprogramm ganz leicht, denn dieses ermöglicht die genaue Darstellung der realen Kosten je Maschine des Unternehmens.

Wie berechnet sich überhaupt eine Maschinenstunde?

Der Einkaufspreis je Stunde (EK/Std.) setzt sich aus den Zahlen der Grunddaten und denen der Sachkosten zusammen. Unter Grunddaten werden die fixen und variablen Kosten verstanden. Unter Fixkosten fallen beispielsweise Anschaffungskosten, Abschreibungszeit, Nutzungsjahre, Veralterungszeit in Jahren und weitere. Variable Kosten sind unter anderem die Nutzungsintensität in Stunden/Jahr, der Kraftstoffverbrauch, ein Faktor für Reparatur und Wartung sowie für Schmierstoffe und den Zinsfuß in Prozent. Aus den eingetragenen Werten im Kalkulationsassistenten ermittelt die richtige Software automatisch die Sachkosten und daraus folgend die Gesamtkosten pro Stunde (EK/Std.) oder wahlweise nach Minute, bei Pumpenanlagen nach Kubikmeter oder bei Fahrzeugen nach Kilometer. Und das ohne sich in komplizierten mathematischen Formeln zu verstricken oder in der Zettelwirtschaft den Überblick zu verlieren.

Weiterer Vorteil der Maschinenkalkulation via Software: Die Daten können in Echtzeit angepasst werden. Die Treibstoffpreise schnellen in die Höhe? Auf die Preise für Wartung und Reparatur hat die Vertragswerksatt satte 15-Prozent aufgeschlagen? Dank der Möglichkeit, Anpassungen an den hinterlegten Daten vorzunehmen, kalkulieren Softwarenutzer stets flexibel, kostendeckend und transparent. Der Verkaufspreis je Stunde lässt sich dann noch mal separat bestimmen, nach den Unternehmenszielen, den marktüblichen Preisen oder nach einem selbst definierten Aufschlag. Flexibilität auf allen Seiten.

Die Betriebsauslastung

Die Kosten sind im Blick, der Gewinn mit eingeplant, der Erfolg in Sicht. Wirklich? Denn wer die Betriebsauslastung außer Acht lässt, schöpft die Potenziale seines Unternehmens nicht zu 100 Prozent aus. Ohne eine dezidierte Projekt- und Mitarbeiterplanung, keine optimale Betriebsauslastung. Analoge Planungstafeln sind dabei nur begrenzt hilfreich, zu starr und sperrig das Format. Agiler wird es digital. Und zwar ganz besonders dann, wenn kaufmännische Software ohne Medienbruch auch Planung kann.

Projekt- und Zeitmanagement-Software ermöglicht dank eines grafisch gestalteten Projektplaners den gesamten Überblick laufender und eingeplanter Projekte, offenbart Über- und Unterplanungsphasen und ermöglicht jedem Entscheider besonders eins: Handlungsfähigkeit.

In der zentralen Projektverwaltung werden alle wichtigen Daten zum Auftraggeber und dem Projekt hinterlegt und die Planungsdaten um Projektzeiten, -phasen und -pausen ergänzt. Alle weiteren notwendigen Informationen und Dateien, wie zum Beispiel Grundrisse vom Architekten werden dem Projekt ebenfalls beigefügt.

Die zweite Komponente, die verplant werden muss, sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Mitarbeiter oder auch Maschinen. Deren Daten können optimalerweise an einer Stelle – der Mitarbeiterverwaltung – gepflegt werden und stehen bei der Projektplanung automatisch zur Verfügung. Richtig viel Freude macht das Planen, wenn auch Informationen zu Qualifikationen zentral vermerkt werden und in der Planungstafel direkt ersichtlich sind. So planen Unternehmen jeweils nach Qualifikation und nicht nach freier Verfügung. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein adäquates Mittel, um die kostbare Ressource Arbeitskraft optimal einzusetzen und Mitarbeiter nicht auf über- oder unterfordernde Aufgaben zu verplanen.

Gute Programme zeichnen sich darüber hinaus durch eine intuitive Bedienung aus. Die ausgewählten Mitarbeiter einfach per Drag & Drop auf das Projekt ziehen und schon ist er verplant. Der Planer kann die Betriebsauslastung monats-, wochen- oder tageweise sehen. Gibt es noch freie Zeiten, um ein wichtiges Projekt vorzuziehen, oder überschneiden sich Projekte? Gut informiert hat jeder Entscheider die Flexibilität, die der Markt fordert.

Autorin

Stina Worttmann ist verantwortlich für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei der Sander & Doll AG in Remscheid.

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